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Administración del Ciclo de Vida de la Información

León Chávez

Por: Leon Chávez

Country Manager México, CA y Colombia – CommVault Systems, Inc

Por mucho tiempo la gestión de la información representó un problema común para numerosas organizaciones públicas y privadas. De hecho, es conocido que varias sufran de lo que se ha dado en llamar la «ceguera de la información» con respecto a los activos de información clave requeridos para ser administrados, conservados, protegidos y utilizados por largos períodos de tiempo. La falta de entendimiento en este rubro crea incertidumbre y riesgos sobre la información.

Ejemplo representativo es el correo electrónico, del cual es conocido que varias organizaciones no están conscientes de su relevancia para sus procesos de negocio y del nivel de cumplimiento que deben acatar, además de la proliferación de riesgos y costos que propicia su manejo por la normatividad existente.

La Administración del Ciclo de Vida de la Información (ILM por sus siglas en inglés) ha emergido como concepto que busca resolver lo anterior, aunque los diversos fabricantes de soluciones que lo promueven lo definen desde muy diversas ópticas. Algunos lo limitan a una serie de dispositivos integrados en capas o a la estrategia de administración jerárquica de almacenamiento; otros más, a una solución escalable para la administración de documentos o estrategias de retención y acceso a la información del negocio. Pero ¿realmente estas definiciones tienen sentido a los actuales y futuros retos que tienen los datos?

Si las revisamos y aludimos algunas fuentes importantes de Internet y de pragmáticos de la industria de TI, ILM es la introducción de políticas y estrategias específicas para gestionar el ciclo de vida de la información desde su nacimiento, hasta su completa destrucción. Indican que una estrategia de ILM abarca la retención de información, su acceso y protección a través de las aplicaciones, incluido el respaldo y almacenamiento de datos.

Como iniciativa de la industria actual, el gobierno ya incorpora necesidades de ILM con la fusión de control efectivo del riesgo y manejo de acceso a la información, factura electrónica, NOM151, entre otras

Según IDC, la gestión de la explosión de datos no estructurados basados ??en archivos y menores requerimientos de recuperación son los principales retos de las organizaciones, sin embargo, creemos que los departamentos de TI encaran reiteradas presiones sobre los presupuestos de almacenamiento que, a su vez, implica adoptar estrategias de ILM.

La información se maneja en 6 fases:

  1. Concepción: Donde toda información tiene un origen o su naturaleza misma está representada en el correo electrónico, cualquier documento o una imagen, por ejemplo.
  2. Proliferación: aquí todos saben cuando la información es interna, externa, enviada y recibida. Conocer si la misma sólo será interna y no enviada o simplemente recibida, lo cual define las políticas de la organización.
  3. Explotación: Trascendental saber cómo será accesible, sujeta a presentación, búsqueda y descubrimiento.
  4. Revisión: Define control de versiones y la auditoría.
  5. Retención: Encaminada en brindar protección, autenticidad, almacenado adecuado y seguridad de la información.
  6. Disposición: Cuando se elimina y depura la información.

Estas fases no necesariamente son secuenciales, el usuario o la empresa determina el valor, importancia y el período de conservación de la información

La gestión de la información es un conjunto de procesos que la empresa necesita para tener control. Por ello es significativo recalcar sobre la interacción del usuario con la información, porque, habitualmente los usuarios la clasifican e influyen en su flujo de trabajo; de hecho, el riesgo de la información lo crean ellos mismos con la dispersión, duplicación, revisión y evolución de los activos de información.

Una gestión eficaz de datos afianza, intuitivamente, la gestión de la información. Y la adecuada estrategia de información clasifica los activos de información para reducir  riesgos y aumentar el patrimonio a través del usuario / acceso corporativo. Las estrategias de datos deben ser unificadas para reducir costos, complejidad e incrementar la eficiencia de procesamiento. Por ello. una estrategia de la información lleva una estrategia de datos.

En términos de estrategia de información, la administración de la información no es lineal sino cíclica. 

La Estrategia de Administración de datos

Consiste en un modelo de adopción de la tecnología específica para solucionar el riesgo de los datos, su retención, acceso y protección dentro del ciclo de vida; sin embargo, existe un problema como el actual crecimiento en espiral de la mayoría de las organizaciones mediante datos estructurados, semi-estructurados y no estructurados. No sorprende que  diversas organizaciones elijan sostener la antigua gestión de datos, que consiste en seguir haciendo lo mismo y esperar un resultado diferente como comprar más almacenamiento, mantenerlo indefinidamente en silos a través de copias de seguridad independientes con costos enormes y agilidad limitada.

¿Cómo puede entonces adoptarse una estrategia de gestión de datos centrada en la gestión flexible y eficiente de múltiples copias con el mismo contenido, a menos que pueda ser perfectamente consolidada y administrada en un enfoque unificado?

¿Existe en el mercado alguna solución ofrezca el enfoque más completo y transparente a la administración de datos, sin dejar de lado las necesidades del ecosistema de información? 

Donde hay voluntad hay un camino!

Algunos fabricantes de soluciones ILM tienen capacidades discordantes mismas que están separadas en aplicaciones dentro de sus propuestas, para proporcionar estrategias basadas en integración de soluciones específicas. Otros proveedores colaboran para lograr lo mismo como en el almacenamiento jerárquico y gestión de documentos. 

La novedad

Actualmente existe una tecnología que permite administrar automáticamente datos de múltiples fuentes. Asimismo, consolida todos los procesos de gestión de datos y almacenamiento, además de racionalizar, en lo posible, una sola copia. Esa misma tecnología permite administrar toda la actividad de datos en una arquitectura única de gestión en todos los sitios centralizados y distribuidos de la organización. El indexado del contenido de todos los datos es de tal forma, que una información puede encontrarse y explotarse por una sola interfaz utilizada por todos los usuarios de la organización.

Los beneficios de lo anterior en las organizaciones son revolucionarios:

–   En costo, al no haber más aplicaciones separadas, tampoco infraestructura independiente, duplicada y costosa.

–  En Control: Prescinde de la reglamentaria duplicación de datos y del crecimiento exponencial de almacenamiento.

– Manejo: Evita más aplicaciones separadas. Se sustrae de políticas múltiples y conjuntos de habilidades en los administradores.

– Acceso: Descartado el tiempo perdido buscando el documento «correcto» o descubrimientos electrónicos (eDiscovery) costosos.

¿Lograría su organización manejarse por una estrategia de información integrada con la gestión unificada de datos para reducir costos, aumentar eficiencia y ofrecer acceso transparente a los activos de información clave? Ahora es verdaderamente una realidad…

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